INFORMASI DALAM PRAKTIK

ALDINA PERMATA SARI

40213617 / 3DA01

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Edisi 10

Raymond McLeod, Jr

George P. Schell

BAB 8

INFORMASI DALAM PRAKTIK

INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENENTU KEBERHASILAN

            Pada tahun 1961, D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah critical success factor (CSF) atau faktor penting penentu keberhasilan. Ia mengungkapkan bagwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. Aktivitas-aktivitas penting tersebut adalah CSF, dan faktor-faktor ini dapat berbeda-beda dari satu jenis organisasi ke jenis organisasi yang lain.

1.     Sistem Pemrosesan Transaksi

Istilah Sistem Pemrosesan Transaksi digunakan untuk menjelaskan system informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat di dalam maupun di luar perusahaan.

Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memiliki arti penting. System pemrosesan transaksi adalah satu-satunya system informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing.

Salah satu contoh yang baik dari system pemrosesan transaksi adalah system yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi – perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasa kepada para pelanggannya, disebut juga sebagai suatu system distribusi (distribution system).

1.     Tujuan Sistem

Diagram Konteks adalah diagram yang menyajikan system dalam konteks lingkungannya. Unsur lingkungan yang berinteraksi dengan system ditunjukkan oleh kotak dan dihubungkan dengan garis ataupun panah yang disebut juga dengan arus data. Arus Data dari system distribusi kepada manajemen terdiri atas laporan-laporan akuntansi standar. 

2.     Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi

Diagram Konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan system – unsur-unsur lingkungan dan antarmukanya. Akan tetapi, kita perlu mempelajari lebih banyak proses-proses yang dilaksanakan.

3.     Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan

Sistem entri pesanan (order entry system) memasukan pesanan pelanggan ke dalam system, sistem persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang (accounts receivable) menagih uang dari para pelanggan.

Lingkaran-lingkaran kecil yang terhubung dengan beberapa panah disebut juga dengan konektor yang menunjukkan data ke DFD – DFD lainnya.

4.     Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti

Sistem pembelian (purchasing system) menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan. Sistem penerimaan (receiving system) menerima persediaan, dan sistem utang dagang (accounts payable system) melakukan pembayaran.

5.     Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar

Sistem buku besar (general ledger system) adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan. File yang memuat data akuntansi yang telah digabungkan itu adalah buku besar (general ledger).

Terdapat dua subsistem yang terkait. Sistem memperbarui buku besar (update general ledger system) akan membukukan catatan-catatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar, sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report system) menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi serta laporan lainnya.

Istilah DFD untuk penyimpanan data yang relative permanen adalah file induk atau file historis.

6.     Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif

Bukanlah suatu kebetulan bahwa sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain. Fondasi ini mengambil bentuk basis data, yang mendokumentasikan semua hal yang penting yang dilakunkan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi denga lingkungan.

2.     Sistem Informasi Organisasi

1.     Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran (marketing information system – MKIS) memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.

a.      Subsistem Output

Bauran pemasaran (marketing mix) terdiri atas empat unsur yang dikelola oleh manajemen agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mendapat keuntungan, yaitu:

1.      Subsistem produk (product subsystem), memberikan informasi mengenai produk perusahaan.

2.      Subsistem lokasi (place subsystem), memberikan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan.

3.      Subsistem promosi (promotion subsystem), memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan perusahaan.

4.      Subsistem harga (price subsystem), membantu manajer mengambil keputusan harga.

Dan ada juga subsistem yang kelima yaitu Subsistem bauran terintegrasi (integrated-mix subsystem), yang memungkinkan para manajer mengembangkan strategi yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari keempat unsur diatas.

b.      Basis Data

Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data. Basis data dipopulasi dengan data yang berasal dari tiga subsistem input.

c.       Subsistem Input

Sistem pemrosesan transaksi mengumpulkan data dari sumber internal dan lingkungan lalu memasukkannya ke dalam basis data.

Subsistem riset pemasaran (marketing research subsystem) juga mengumpulkan data internal dan lingkungan dengan melakukan studi-studi kasus. Subsistem intelligensi pemasaran (marketing intelligence subsystem) mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing dan pelanggan perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapat memngaruhi operasi pemasaran.

2.     Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (human resources information subsystem – HRIS) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan  yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.

Masing-masing subsistem output dari HRIS akan menangani aspek-aspek tertentu dari manajemen SDM:

a.      Perencanaan

b.      Rekrutmen

c.  Pengelolaan Tenaga Kerja (kompenasasi karyawan, memberikan tunjangan kepada karyawan)

3.     Sistem Informasi Manufaktur

Sistem Informasi Manufaktur (manufacturing information system) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan. Terdapat empat subsistem output yang memberikan laporan atas subjek-subjek yang sangat besar dalam manufaktur perusahaan, yaitu:

a.      Produksi

b.      Persediaan

c.       Mutu

d.      Biaya

4.     Sistem Informasi Keuangan

Sistem Informasi Keuangan (financial information system) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.

Aktivitas output yang penting meliputi:

a.      Peramalan tren perekonomian masa depan

b.      Mengelola aliran dana yang melalui perusahaan

c.       Mengendalikan keuangan perusahaan

5.     Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (executive information system – EIS) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif (executive support system – ESS)

Dengan pendekatan kemampuan drill-down (perincian) eksekutif dapat mengeluarkan tampilan ringkasan dan kemudian secara berurutan menampilkan detail dari tingkat yang lebih rendah.

3.     Manajemen Hubungan Pelanggan

Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management – CRM) adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini, strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelanggan baru. Oleh karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahani para pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka akan tetap setia pada perusahaan.

Sistem CRM akan mengakumulasikan data pelanggan dalam jangka panjang – 5 tahun, 10 tahun, atau bahkan lebih – dan menggunakan data itu untuk memberikan informasi kepada para pengguna. Unsur utama dalam sebuah sistem CRM adalah data warehouse (gudang data), CRM adalah salah satu aplikasi yang dapat mempergunakan data warehouse.

DATA WAREHOUSING

1.     Karakteristik Data Warehouse

Istilah data warehousing telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki karakteristik sebagai berikut:

a.      Kapasitas penyimpanannya sangat besar

b.    Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya dijaga tetap paling mutakhir dengan memperbarui catatan-catatan yang sudah ada dengan informasi yang baru

c.       Data dapat diambil dengan mudah

d.    Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari

Data mart adalah suatu basis data yang berisi data yang hanya menguraikan satu segmen dari operasi perusahaan. Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut data warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.

2.     Sistem Data Warehousing

Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukkan data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna. Sumber-sumber data yang utama adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan data dapat diperoleh dari sumber-sumber lain, baik itu internal maupun lingkungan.

Area pengumpulan adalah tempat dimana data menjalani ekstraksi, transformasi dan pemuatan. Suatu proses sering kali disingkat menjadi ETI, proses ekstraksi (extraction) menggabungkan data dari berbagai macam sumber; proses transformasi (transformation) membersihkan data, menempatkannya dalam suatu format terstandar, dan membuat ringkasan; proses pemuatan (loading) melibatkan entri data ke dalam tempat penyimpanan data warehouse.

3.     Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama dalam satu lokasi, yang biasanya berbentuk sebuah tabel. Data tersebut meliputi data pengidentifikasian, data deskriptif, dan data kuantitatif. Dalam tempat penyimpanan data warehouse, terdapat dua jenis tabel yang disimpan dalam tabel-tabel terpisah

a.      Tabel Dimensi (Dimension Tables)

Istilah dimensi mengartikan bahwa data tersebut dapat menjadi basis untuk melihat data dari berbagai sudut pandang, atau berbagai dimensi.

b.      Tabel Fakta (Fact Tables)

Tabel ini berisi ukuran0ukuran kuantitatif sebuah entitas, objek, atau aktivitas.

a.      Paket Informasi (information packages)

Mengidentifikasikan semua dimensi yang akan digunakan dalam anlisis suatu aktivitas tertentu. Masing-masing dimensi dalam paket informasi memiliki satu kunci dan satu dimensi tambahan atau lebih.

b.      Skema Bintang (star schema)

Skema bintang ini memungkinkan diperolehnya informasi seperti:

1.      Unit penjualan actual menurut kode pos pada satu bulan tertentu

2.      Perbandingan jumlah komisi penjualan menurut wilayah penjualan selama dua kuartal terakhir

3.      Penjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan sampai dengan saat ini

PENYAMPAIAN INFORMASI

Unsur terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna.

Proses melakukan navigasi ke bawah melalui tingkatan-tingkatan rincian disebut drill down, suatu proses yang berawal dari EIS.

Proses melakukan navigasi ke atas disebut roll up, yang memungkinkan pengguna memulai dengan tampilan terinci dan kemudian meringkas rincian tersebut menjadi tingkat ringkasan yang semakin tinggi.

Pengguna juga dapat melakukan drill across, dengan cepat bergerak dari satu hierarki data ke hierarki lainnya, dan drill through, berangkat dari tingkat ringkasan ke tingkat terendah data yang terinci.

OLAP

Peranti lunak yang secara khusus telah dikembangkan untuk data warehouse disebut OLAP, yang merupakan singkatan dari On-Line Analytical Processing. OLAP memungkinkan pengguna berkomunikasi dengan data warehouse melalui GUI ataupun antarmuka Web.

Terdapat dua pendekatan untuk OLAP, yaitu:

a.      ROLAP (Relational On-Line Analytical Processing) , menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional standar.

Data ROLAP pada umumnya memiliki bentuk terinci, dan harus dilakukan analisis untuk mendapatka ringkasannya.

b.    MOLAP (Multidimensional On-Line Analytical Processing) , menggunakan suatu sistem manajemen basis data khusus multidimensional.

Data MOLAP pada umumnya telah diproses terdahulu untuk menghasilkan ringkasan pada berbagai tingkat rincian dan disusuk menurut berbagai dimensi.

Perbedaan ROLAP dan MOLAP adalah stasiun kerja pengguna MOLAP memasukkan basis data multidimensional yang telah di download. ROLAP menghasilkan output dengan mudah pada tingkat-tingkat terinci dan pada beberapa tingkat ringkasan namun harus melakukan proses-proses untuk emncapai tingkat ringkasan yang belum pernah dibuat sebelumnya.

DATA MINING

Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pengguna. Data mining membantu pengguna dengan menemukan hubungan dan menyajikannya dengan cara yang dapat dipahami sehingga hubungan tersebut dapat menjadi dasar pengambilan keputusan.

Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data mining:

1.     Verifikasi Hipotesis (Hypothesis Verification)

Pendekatan yang dimulai dengan hipotesis pengguna mengenai bagaimana data saling terhubung disebut verifikasi hipotesis (hypothesis verification). Kelemahan pendekatan ini adalah bahwa proses pengambilan akan sepenuhnya dipandu oleh pengguna. Informasi yang terpilih tidak akan dapat lebih baik dari pemahaman pengguna akan data. Ini merupakan cara tradisional melakukan query atas suatu basis data.

2.     Penemuan Pengetahuan (Knowledge Discovery)

Penemuan pengetahuan (knowledge discovery), sistem data warehousing menganalisis tempat penyimpanan data warehouse, mencari kelompok-kelompok dengan karakteristik yang sama.